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 唐鳳愛用的番茄鐘工作法 一條基本原則最難做到又容易惡性循環

【記者洪菱鞠/台北報導】
 

▲▼立法院新會期開議,行政院政務委員唐鳳。(圖/記者李毓康攝)

▲政務委員唐鳳採取「番茄鐘工作法」來完成每一件事。(圖/記者李毓康攝)

 

最近在國際爆紅的政務委員唐鳳,本身是資深遠距工作者,也認為在家工作將是未來一大趨勢,但這樣的情況下,有效的時間管理顯得很重要,她在接受周刊專訪時提到,自己採取的作法是25分鐘專注工作、5分鐘休息,這套時間管理法正是被許多人推祟的「番茄鐘工作法」,近期再度引起關注與討論,而在《間歇高效率的番茄工作法》這本書中,也說明為何不該低估設定時間表的重要性。
 

以下精選摘文摘自《間歇高效率的番茄工作法:25分鐘,打造成功的最小單位,幫你杜絕分心、提升拚勁》,采實文化授權提供
 

 

基於數個理由,你絕對不該低估時間表的重要性:

 

1. 設下期限。期限有助於好好工作,全力以赴,力求在時限前完工,就如番茄鐘的鐘響(前提是我們真正體認到期限不得違背)。
2. 分隔工作時間與休息時間。休息時間最好是拿來做非工作事項或臨時事項,如同燃料的作用,替頭腦加油。若無休息時間,創意、熱情與好奇心會下降,人會愈趨疲乏沒勁。就像若無汽油,引擎無法運轉。
3. 供我們衡量工作成果。寫下今日工作表之後,目標就是在期限內盡力做好。如果工作無法如期完成,就設法了解問題所在。而且我們還得到一個寶貴資訊:這一天完成了幾個番茄鐘。

番茄工作法的重點不是浪費了多少時間,而是達成了多少番茄鐘。隔天你要記取數目,衡量當天有幾個番茄鐘,再依個數填入待做事項。

談到時間表,最大的問題是不夠重視,未加妥善遵守。假設現在是下午3:00,你進度落後,不如預期,所以跟自己說:「今晚我加個班來彌補。」你既逞強又愧疚,結果今晚效率不彰,然後明晚效率不彰,後天晚上繼續不彰。愈是一再延誤,整體成果愈差。罪惡感像雪球愈滾愈大,但為什麼?亡羊補牢不行嗎?難道加班無法減輕罪惡感嗎?

其實,這容易陷入惡性循環:時程打破,疲憊堆積,效能下降,之後的期限繼續耽誤。

重點在於,妥切的時間表必須好好遵守。時間表有各個時段,安排各種事項,善加遵守意謂著擺脫「再5分鐘就好」的症頭。期限一到,就像番茄鐘一響,所有動作就此暫停。無論番茄鐘還有多少時間,你務必遵守一條基本原則:時間表永遠高於番茄鐘。另外,妥切的時間表得包括休息時間。

高效訣竅
如果重要事情的期限到了,你卻還沒做好,不得不趕工,這時,可以把加班時間加進時間表,以暫時刺激工作效率。一般來說,為了避免上述惡性循環,獲致正向結果,加班不該超過連續5 天。你替這期間另訂特例時間表,並預留一段恢復期,用來因應必不可免的效率下降。

理想狀況的例子

我們以「上午8:30 至下午1:00」和「下午2:00 至5:30」兩個時段的時間表為例。現在是8:30,亞伯特設定今天的第1 個番茄鐘,準備從頭到尾回顧昨天做的事,迅速瀏覽事項盤點表,填進今日工作表,而工作表上會包括這個設定計畫的時段。

此外,亞伯特也用這個番茄鐘時段檢視辦公桌上的東西是否就定位,順手整理。當番茄鐘響起,劃記「×」,休息一下。

下一個番茄鐘開始:第1個正式開工的番茄鐘。再來2個番茄鐘也拿來處理同一事項。整組4個番茄鐘結束,進行一次較長的休息。亞伯特雖想繼續工作,但接下來的工作負擔滿重,所以他決定休息久一點,不是休息最低時數的15分鐘,而是休息20分鐘。

接著,他設定新的番茄鐘,一連完成整組4個番茄鐘,然後查看手表,現在是12:53,時間剛好夠再次整理桌面,把需要歸檔的資料擱在一邊,檢查今日工作表是否清楚填妥,然後再去吃午餐。下午2:00,亞伯特在辦公桌就位,設定番茄鐘,重新展開工作。在各番茄鐘之間,他沒做多少休息。

然而,4個番茄鐘之後,亞伯特開始疲憊,想好好休息,於是出去散步,盡量斬斷工作的事。30 分鐘後,亞伯特設定新的番茄鐘。鐘響,劃記「×」,休息一下。他把最後一個番茄鐘用來回顧今天,填紀錄表,註明待改進處,劃記明天的工作表,整理辦公桌。番茄鐘響,短暫休息,查看手錶,時間是下午5:27。他整理四散的紙張,排好盤點表。下午5:30,自由時間開始。

有關這個例子,在此提出兩點:

1. 時間絕少能都用來工作/讀書。依總時間8小時來說,2個番茄鐘用來處理組織事項(1小時),12個番茄鐘(6小時)用來工作或讀書。

2. 基於番茄工作法,流逝的時間並非第一重點。除非有干擾未妥善處理,否則在上午或下午結束之際,只須看完成了幾個番茄鐘即可。時間表由各組番茄鐘鞏固。幾分幾秒不重要,重點是按番茄鐘工作與休息。

《間歇高效率的番茄工作法》(圖/采實文化提供)

▲「番茄鐘工作法」創始發明人法蘭西斯科.西里洛,無意間從廚房裡的番茄鐘計時器得到啟發,從中找到控管時間的方法。(圖/采實文化提供)

 


原文網址: 唐鳳愛用的番茄鐘工作法 一條基本原則最難做到又容易惡性循環 | ETtoday生活 | ETtoday新聞雲 https://www.ettoday.net/news/20200310/1664386.htm#ixzz6GMZjY8AA
 

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